A program folyamatosan ellenőrzi és megjeleníti az elmaradt feladatokat. A megjelenített szövegre kattintva automatikusan a kapcsolódó ablakot nyitja meg. Az Emlékeztető panelen megjelenik az utolsó frissítés ideje, valamint egy Frissít gomb a manuális frissítéshez. Felhasználónként beállítható, hogy milyen típusú értesítéseket kapjunk.

Az üzenetek fontossága szerint 3 szintet különböztet meg:

• a kiemelt figyelmeztetések piros színnel jelennek meg;
• a fontos információk kék színnel;
• az egyéb információk fekete színnel.

A panelen a friss emlékeztető üzenetek vastagon kiemelve jelennek meg. Ha egy aktuális figyelmeztetést feldolgozunk, akkor az adott üzenet eltűnik.

Az Emlékeztető panel két ablakban jeleníthető meg, valamint maga a panel becsukható és kinyitható: a >> gombra kattintva az üzenet panel becsukható, a << gombra kattintva az üzenet panel újra kinyitható.

Parancs gombok

• Frissít - az emlékeztetőben megjelenő üzenetek frissítése
• Váltás - váltás az Emlékeztető 1. és az Emlékeztető 2. ablak között
• Beállítás - az Emlékeztető működésének beállítása
  • készletkezelés, gyártás – aktív/nem aktív
  • pénzügy – aktív/nem aktív
  • kereskedelem, számlázás– aktív/nem aktív
  • CRM, szerviz– aktív/nem aktív
  • figyelmeztetések– aktív/nem aktív
  • vevői foglalás készítésére – aktív/nem aktív
  • NAV Online Számla rendszerből szállítói számlák ellenőrzése – aktív/nem aktív
  • utoljára módosult események – maximum hány sor jelenjen meg az utoljára módosított események közül, a megjelenítés ki is kapcsolható
  • utoljára módosult cikkek – maximum hány sor jelenjen meg az utoljára módosított cikkek közül, a megjelenítés ki is kapcsolható
  • utoljára módosult partnerek – maximum hány sor jelenjen meg az utoljára módosított partnerek közül, a megjelenítés ki is kapcsolható
  • utoljára módosult egyedi azonosítók – maximum hány sor jelenjen meg az utoljára módosított egyedi azonosítók közül, a megjelenítés ki is kapcsolható
  • utoljára módosult egyedi azonosító tranzakciók – maximum hány sor jelenjen meg az utoljára módosított egyedi azonosító tranzakciók közül, a megjelenítés ki is kapcsolható

Emlékeztető 2. panel- drag & drop

Az Emlékeztető 2. panelen lévő "Utoljára módosult események" és "Utoljára módosult partnerek" ráhúzható az Eladás és Vásárlás menüben lévő gombokra, így

• új bizonylat készíthető az adott partner részére;
• kereső gombokra ráhúzva automatikusan az adott partner neve kitöltésre kerül.

Emlékeztető panel 1

Figyelmeztetések

Szállítói számla importálható a NAV rendszeréből

A rendszer automatikusan jelez, ha érkezett szállítói számla a NAV Online Számla rendszerébe és még nem lett rögzítve az ügyviteli rendszerben. Ha rákattintunk a linkre, akkor az Importálható NAV Online szállítói számlák űrlap jelenik meg a NAV Online Számla rendszerében lévő letölthető normál szállítói számlák listájával.  Alapértelmezetten csak az elmúlt három napot vizsgálja. Maximum 35-re lehet emelni a beállításokban.

A program jelenleg leltárazás alatt van!

A leltár nyitást követően a cikkek és raktárak alapján a rendszer rögzíti az aktuális készletinformációt és addig nem engedi más eseményeknek a készletet érintő módosítást, ameddig a leltárazás tart. Részleges leltár esetén csak a leltárazásban részt vevő cikkek esetén van ilyen korlátozás.

... e-mail elküldése nem sikerült mostanában!

A sikertelen küldést legalább 8 órával később és maximum 2 napig jeleníti meg az emlékeztető panelen. A linkre kattintva az Elektronikus üzenetek kereső űrlapot nyitja meg.  Az űrlap elérhető a felső menüsor E-mail gomb mellett lévő nyílra kattintva a lenyíló menüben „El nem küldött üzenetek megjelenítése”.

Mi a teendőm év végén és év elején az ACTUAL-ban?

Részletes magyarázatot ad az év végi készletállapot mentés lépéseiről, az új év és aktuális bizonylati év beállításáról, valamint a nyitott devizaszámlák év végi átértékelésének menetéről.

A program újabb verziója elérhető!

A szoftvert folyamatos továbbfejlesztés jellemzi, melynek alapját a jogszabályi változások, a felhasználói igények és saját fejlesztési tervünk alapján végzett funkcionális és felhasználást könnyítő bővítések jelentik.

Milyen újdonságok, változások vannak a programban?

A linkre történő kattintással megnyílik a változások listája ACTUAL weboldal. Mind az aktuális, mind a korábbi verziók új, vagy esetleg javított funkcióiról ad részletes tájékoztatást.

… csomag érkezett a CsipoGO PDA-ról!

A csipoGO! integráció révén bármilyen Androidos eszközzel (pl PDA adatgyűjtőn) rögzített adatok online megjelennek a programban. A linkre kattintással a CsipoGO! PDA-ról beolvasható csomagok ablak jelenik meg, ahol a táblázatban a PDA-ból beolvasható adatcsomagokat láthatjuk. A kiválasztással a csomagban szereplő tételek betöltődnek és egyben a csomag lezárásra kerül. Egy PDA csomagot csak egyszer tudunk beolvasni, de szükség esetén újra betölthetővé tehető.

… bizonylat engedélyezésre vár!

A linkre kattintva a program megjeleníti az összes, az adott (bejelentkezett) felhasználó engedélyére váró bizonylatot a Bizonylat kereső ablakban. A Bizonylat keresőben az Engedélyezés gombot megnyomva történik meg az engedélyezés, amely az ideiglenes bizonylat élesítését jelenti. Az éles, engedélyezett bizonylatban a rendszer eltárolja a dátumot, és az engedélyező felhasználó azonosítóját. Az engedélyezésről a bizonylat készítője egy automatikus értesítést (emailben) kap, hogy az adott számú bizonylat már engedélyezésre került. Mivel a nem engedélyezett bizonylatok piszkozatként vannak mentve, csak az "Ideiglenes bizonylatok" opcióval együtt működik a lekérdezés. Ez azt jelenti, hogy a nem engedélyezett bizonylatok csak ideiglenes bizonylatok, míg az engedélyezett bizonylatok csak éles bizonylatok lehetnek.

… bizonylat engedélyezve!

A bizonylat készítőjének jelenik meg az értesítés maximum 2 napig.

Már csak … felhasználható adattörlő kód van

A NAV-tól igényelt adattörlő kódokat importálhatjuk a programba. Eladáskor ezeket az adattörlő kódokat automatikusan fogja felhasználni a program. A "Már csak x felhasználható adattörlő kód van" üzenet jelenik meg, ha 20 napi fogyásnál (az elmúlt 3 hónap átlagát alapul véve) kevesebb felhasználható adattörlő kód található a nyilvántartásban (beállítástól függ a figyelmeztetés megjelenítése)

Pénzügy

... vevői számla egy ideje lejárt

A Vevői számlák teljesítése űrlapot nyitja meg a lejárt, nyitott (nem teljesített) bizonylatok listázásával. Az üzenet maximum 2 napig jelenik meg.

Ma utalandó … szállítói számla

A Szállítói számlák teljesítései űrlapot nyitja meg a nyitott (nem teljesített) bizonylatok listázásával.

… szállítói számla egy ideje lejárt

A Szállítói számlák teljesítései űrlapot nyitja meg a lejárt, nyitott (nem teljesített) bizonylatok listázásával. Az üzenet maximum 2 napig jelenik meg.

… pontozatlan lejárt számla

Nem kattintható értesítés az összes lejárt vevői és szállítói számla összesített mennyiségéről.

… pontozatlan vevői fizetés

A Számla és befizetés manuális pontozása űrlapot nyitja meg a kézi párosítás elvégzéséhez. A szűrési feltételek beállítása után a [Frissít (F4)] gomb megnyomásával listázható.

… pontozatlan szállítói fizetés

A Számla és kifizetés manuális pontozása űrlapot nyitja meg. A szűrési feltételek beállítása után a [Frissít (F4)] gomb megnyomásával listázható.

Számlázás

… e-számla még nem lett átadva Számlaközpontnak!

E-számla esetén eltárolásra kerül, hogy a Számlaközpont felé a felküldés sikeres volt-e. Ha nem, akkor erre vonatkozó figyelmeztető üzenet jelenik meg.

Ma … bizonylat sablon esedékes (Kiegészítők)

Bizonylatgenerálás sablonból funkciót indítja el az esedékessé vált bizonylatok kiállításához.

A linkre kattintás után Szűrési feltételek beállítása ablakban az [Előnézet] gombra kattintva a Sablon kereső űrlap jelenik meg az adott bizonylatok listájával, a [Rendben] gombra kattintva a csoportos számlázás indítható el.

… vevői számla már egy ideje nem lett feltöltve NAV szerverre!

Az üzenetre kattintva a NAV ablak jelenik meg, ahol a hiba okát deríthetjük ki, illetve újra megkísérelhetjük felküldeni azokat a javítás után.

… vevői előlegbekérő levél kifizetése megtörtént!

Bizonylatkereső – [Előlegbekérő levél] űrlapot nyitja meg. A szűrési feltételek beállítása után a [Frissít (F4)] gomb megnyomásával listázható.

… proforma számla kifizetése megtörtént!

A proforma csak akkor fut ki, ha a számla elkészült, és a számla összege megegyezik a proforma összegével.

… előlegszámla alapján nem készült végszámla 10 napja!

A Bizonylat kereső – [Vevői előleg számla] űrlapot nyitja meg. A szűrési feltételek beállítása után a [Frissít (F4)] gomb megnyomásával listázható.

… vevői szállítólevél számlázása esedékes!

A linkre kattintva az Esedékes számlázandó szállítólevelek űrlapot nyitja meg a már lejárt esedékességű szállítólevelek listázásával.

… vevői rendelés kiszállítása esedékes!

Az Esedékes rendelések űrlapot nyitja meg a lejárt esedékességű vevői rendelések listázásával.

… aktív belföldi vevőnél nincs beállítva a magyar adószám!

Megadható a partner származási helye is (Belföldi/Európai Unió/Egyéb). Ez a besorolás nagyon fontos az eladások gyűjtése (kontírozása), valamint a NAV Online Számla felküldés szempontjából. A Származás mező értékétől függően a „Magyar adószám”, „Közösségi adószám”, vagy „Egyéb adószám” mező kitöltése kötelező cég esetén.

… ideiglenes bizonylat régóta élesítésre vár!

Az általános Bizonylat kereső űrlap nyílik meg az összes élesítésre váró bizonylat listájával. Ide tartoznak az engedélyezésre váró bizonylatok is

Az űrlapon az Engedélyezés szűrő lenyíló ablakában választható ki az:

• engedélyezésre vár, és
• engedélyezettek opció.

… lejárt vevői előlegbekérő bizonylat nincs lezárva!

A Bizonylat kereső – [Proforma számla] űrlapot nyitja meg. A szűrési feltételek beállítása után a [Frissít (F4)] gomb megnyomásával listázható.

… lejárt vevői ajánlat nincs lezárva!

A Bizonylat kereső [Vevői ajánlat] űrlapot nyitja meg. A szűrési feltételek beállítása után a [Frissít (F4)] gomb megnyomásával listázható. A Beállítások/Események, bizonylatok beállításai/Ajánlatok táblázatban lehetőség van annak a beállítására, hogy a lejárt vevői ajánlatok automatikusan lemondásra kerüljenek, amennyiben a lejárat dátuma kisebb, mint az aktuális dátum. Ez a funkció az „Automatikus karbantartási műveletek időzítése” beállításától is függ. (Beállítások/Rendszer paraméterek/Időzítők)

… lejárt szállítói ajánlat nincs lezárva!

A Bizonylat kereső [Szállítói ajánlat] űrlapot nyitja meg. A szűrési feltételek beállítása után a [Frissít (F4)] gomb megnyomásával listázható. A Beállítások/Események, bizonylatok beállításai/Ajánlatok táblázatban lehetőség van annak a beállítására, hogy a lejárt szállítói ajánlatok automatikusan lemondásra kerüljenek, amennyiben a lejárat dátuma kisebb, mint az aktuális dátum. Ez a funkció az „Automatikus karbantartási műveletek időzítése” beállításától is függ. (Beállítások/Rendszer paraméterek/Időzítők)

CRM

… CRM esemény határideje hamarosan lejár!

Az ügyfélkapcsolat (CRM) űrlapot nyitja meg. A szűrési feltételek beállítása után a [Frissít (F4)] gomb megnyomásával listázható.

… szerviz munkalap határideje hamarosan lejár!

A Szerviz űrlapot nyitja meg.

… esedékes eseménye van (CRM riasztás)!

A Teendők, események megjelenítő űrlapot nyitja meg, azokat a CRM bejegyzéseket listázva, amelyekhez az Ügyfélkapcsolat (CRM) űrlapon riasztás lett beállítva.

Gyártás / Készlet

Végtermékek beszerzési árát frissíteni kell!

A cikk törzsben tárolt késztermékek beszerzési ára a receptje alapján felépülő alapanyagok beszerzési árainak összegéből automatikusan kiszámításra kerül. Ha azonban megváltoztatjuk egy alapanyag beszerzési árát, a fentiekből következően minden egyes késztermék esetén, amely tartalmazza a módosított alapanyagot, módosítanunk kellene ezt az árat.

A kattintást követően megjelenő ablakban eldönthetjük, hogy

• minden végtermék beszerzési árának, vagy
• csak azon végtermékek beszerzési árának frissítését indítjuk el, amelyeknél változtak az alapanyagok beszerzési árai.

Végtermékek receptúráit frissíteni kell!

Ha megváltoztatjuk egy félkész termék receptúráját, minden egyes késztermék esetén, amelynek receptúrája tartalmazza a módosított félkész terméket, módosítanunk kellene a késztermék receptúráját. Ez az állandó átszámítás lelassítaná programunkat, ezért helyeztük ide.

Ennek a funkciónak az elindítására több helyen is figyelmeztet bennünket a program:

• cikk árlapon egy figyelmeztető üzenet a receptúra fülön

A művelet során frissíti az összes receptúrát, amelynek összetevőiben változások voltak. A változtatások érintik a receptúra összetételét, a végtermék beszerzési árát, valamint opcionálisan a végtermék súlyát.

… cikk készlete a minimum szint alatt van!

A figyelmeztetésre kattintva megjelenik a minimum készlet lista. A lista a raktárankénti cikk minimum készletek alapján készül (az emlékeztető figyelembe veszi a raktárak minimum szint beállításait is), ezért a két érték eltérhet egymástól.

 A készletértékelést célszerű lefuttatni (Vásárlások)

1. Ár nélkül rögzített bevételezés esetén
   A beszerzési ár ismeretének hiányában, ár nélkül rögzített szállítói szállítólevelek utólagos beszerzési ár rögzítését követően fontos, hogy a készletértékelés funkciót lefuttassuk, amely egyrészt újra generálja a mérlegelt átlagárat (ami a készletérték szempontjából fontos), másrészt az összes olyan számlában, ami a bevételezés óta keletkezett, visszaírja a módosított beszerzési árat.
2. Az eladást követően, utólag rögzített bevételezési bizonylat esetén
   Bekapcsolt "Készlet negatívba futhat" opció esetén, lehetséges egy még be nem vételezett termék értékesítése.
3. Költségfelosztást követően
   A bevételezést terhelő egyéb költségek feloszthatók a bevételezési bizonylaton szereplő cikkek között. A költségfelosztás elvégzése után a rendszer újra számolja a bevételezett cikkek egyéb költségekkel megnövelt beszerzési árait. A bevételezés óta történt eladások esetén az összes eladási bizonylatban a beszerzési árat (mérlegelt átlagár) korrigálja az utólagosan felosztott költségekkel. Ez lesz az új ELÁBÉ, és egyben az egyes eladásokon realizált árrést befolyásolja.
4. Egyéb számla törlése esetén
   Lehetőség van a pénzügyi modul felé még fel nem adott szállítói egyéb számla törlésére. Amennyiben a számlán szereplő összeg már felosztásra került korábbi bevételezésre, akkor ezek a költségek levonásra kerülnek a bevételezett cikk beszerzési értékéből. Ilyenkor szükség van a Készletértékelés funkció lefuttatására.

… egyedi azonosító rögzítése elmaradt!

Az Egyedi azonosítók tranzakciói – nyitott űrlapot nyitja meg.

Készítsen készlet állapot mentést!

Az ACTUAL folyamatosan követi a készletek változásait, ennek köszönhetően a pillanatnyi készletállapot (készletek mennyisége és értéke) bármikor azonnal lekérdezhető. Előfordul, hogy szükség van egy korábbi nap készletadataira, tipikusan a könyvelési szempontból hó végi készletértékek és havi eredménykimutatások összeállításához. Az előző készletállapotok csak abban az esetben érhetők el, ha azokat elmentjük. A mentés történhet manuálisan vagy automatizálva ez utóbbi beállítását csak egyszer kell elvégezni. A figyelmeztetés minden hónap utolsó és első napján jelenik meg.

Egyéb emlékeztetők

… vevői rendelés esetén foglalás készíthető!

Abban az esetben jelenik meg a figyelmeztető üzenet, ha van olyan élő vevői rendelés, amelyhez tartozik szabad készlet. A beállított időzítésnek megfelelően (pl. percenként) ellenőrzi a program, hogy van-e olyan élő vevői rendelés, amelyhez tartozik szabad készlet. Ha igen, a megjelenő üzenetre kattintva, a program a háttérben automatikusan elindítja a rendelés feldolgozás modult és automatikusan elkészíti a vevői foglalásokat azon rendelések esetén, amelyek tétele szabad készleten van.

Emlékeztető panel 2.

Utoljára módosult események

Beállítható, hogy maximum hány sor jelenjen meg az utoljára módosított események közül. A listában a legfrissebb események vannak felül. Jelenleg az alábbi eseményeket tartalmazza: az összes bizonylat (eladás, vásárlás, készletmozgások, gyártás). CRM, Szerviz, Iktatás, Bizonylat sablon, Projekt, Házipénztár, Bank. A megjelenítés ki is kapcsolható.

Utoljára módosult cikkek

Beállítható, hogy maximum hány sor jelenjen meg az utoljára módosított cikkek közül. A listában a legfrissebb cikkek vannak felül. A megjelenítés ki is kapcsolható.

Utoljára módosult partnerek

Beállítható, hogy maximum hány sor jelenjen meg az utoljára módosított partnerek közül. A listában a legfrissebb partnerek vannak felül. A megjelenítés ki is kapcsolható.

Utolsó egyedi azonosítók

Beállítható, hogy maximum hány sor jelenjen meg az utoljára módosított egyedi azonosítók közül. A listában a legfrissebb módosítások vannak felül. A megjelenés ki is kapcsolható.

Egyedi azonosító tranzakciók

Beállítható, hogy maximum hány sor jelenjen meg az utoljára módosított egyedi azonosító tranzakciók közül. A listában a legfrissebb módosítások vannak felül. A megjelenés ki is kapcsolható.