NAV Online Számla - Gyakran Ismételt Kérdések

A NAV Online Számlával kapcsolatos leggyakoribb kérdések és problémák.

Ha szűkíteni szeretné a kérdések listáját, írja be az alábbi mezőbe a keresendő kifejezést. A kereső nem csak a kérdésekben, hanem az azokra adott válaszokban is keres.

A NAV Online Számlával kapcsolatos hibák és jelentésük
A hibaüzenetek jelentését az alábbi NAV linken tudhatja meg:
https://www.holaszamla.hu/NAV-hibak
A NAV Online Számlával kapcsolatos, korábban elküldött tájékoztató levelek elérhetők?
Természetesen igen, az alábbi levelek témája a NAV Online Számla, illetve az ACTUAL v2.1.65 verziója (ebben jelent meg a kérdéses NAV funkció):
Nem csak a fenti, de minden korábban küldött, felhasználóinknak szánt tájékoztató levelünk elérhető ezen az oldalon.
A számlák felküldését megakadályozhatja tűzfal vagy vírusirtó?
A számlák felküldéséhez, feldolgozottsági státuszuk lekéréséhez az alap https portot használja a NAV. Port száma: 443. Mivel ez egy általánosan (interenetes böngészésre is) használt port, így többnyire nincs letiltva. Ennek ellenére, amennyiben internetezésre eddig nem használták az adott számítógépet, érdemes ellenőrizni a beállításokat.
Lásd: Indítás, csatlakozás szerverhez - mik az előforduló leggyakoribb hibák? Milyen módosítások szükségesek (tűzfal, hálózat, SQL szerver)?
Adószám érvényesség ellenőrzése
- ACTUALban: az adószám mezőbe kattintva, majd azt elhagyva (máshova kattintással vagy Tab gombbal) lefut egy ellenőrzés
  - Partner űrlap / Egyéb fülön
  - Aktuális cég adatainak módosítása ablakban
- NAV Online rendszerében: a Lekérdezések / Adózó lekérdező menüben
Ha a számla kiállítása után kikapcsolom a gépet, a számla felküldésre kerül NAV-hoz?
Nem. Az elkészült számla NAV-hoz történő felküldéséhez a számla mentése után általában 4 perc szükséges. Ilyen esetekben érdemes ellenőrizni a számla keresőben a NAV státusz értékét, és csak akkor kikapcsolni a gépet, ha sikeres volt a felküldés.
Ha a helyi hálózatban több gépen is fut ACTUAL, akkor mindegyik részt vesz a számlák felküldésében, függetlenül attól, hogy melyik gépen állították ki a számlát. Vagyis jelen esetben egy másik gépen futó ACTUAL fel fogja küldeni a számlát NAV-nak.
Ha hibába ütközöm, hol tudom megnézni, hogy mi a szövege?
1. Vevői számla kereső alsó ikonsorán, az Üzenet gombra kattintva:

2. Logfájlban: C:\ProgramData\Actual Ügyvitel\[az Ön cégének adószáma]\ActualNAV.log
Bizonyos esetekben a naplófájl másik mappában jön létre: C:\Users\[Windows felhasználói név]\AppData\Local\VirtualStore\ProgramData\Actual Ügyvitel\[az Ön cégének adószáma]\ActualNAV.log
3. Hibaüzenet ablakban jelenik meg Actual használata közben - bizonyos esetekben (pl. érvénytelen felhasználói adatok beállítása esetén Általános beállításban, alábbi képen a cserekulcs beállítás hiányzik)

4. A NAV oldalán a Felküldött számlák között (van lehetőség dátum, számla sorszám, stb. alapján szűrni):

Amennyiben nem egyértelmű a hibaüzenet, kérjük, küldje el a 2. pontban említett logfájlt ügyfélszolgálatunkra.
Hogyan jelölhetek egy számlát feltöltendőnek?
Ügyviteli ablak jobb felső sarkánál a NAV gomb melletti kiegészítő gombra lenyíló menüből a „hibás, nem feltöltött számlák” menüpontot kell kiválasztani.

Majd a megnyíló ablakban a felső táblázatban a hibás számlát kiválasztani, alsó gombok közül a „Megjelöl” melletti kiegészítő gomb menüjéből a „Megjelöl – felküldendő NAV Online Számla rendszerébe (Feltöltendő NAV-nak)” menüpontot kell választani.

Így a számla „NAV Online Számla Státusza” 1 értéket kap.
A háttérben futó időzített számla feltöltés ismét megpróbálja feltölteni a számlánkat.
Hogyan tudok második céget regisztrálni a NAV online oldalon?
Regisztrációs lépések képekben
A képek a második cég regisztrációjának lépésein vezetnek végig, de az első cég regisztrációja sem tér el jelentősen ettől, ill. technikai felhasználó létrehozásához is használható.
Kapcsolódó kérdés: Hol és hogyan tudok regisztrálni NAV felületen?
Hogy KI végezheti a regisztrációt, a NAV oldalán találhatunk segítséget: https://onlineszamla.nav.gov.hu/tajekoztatas_a_regisztraciorol
A következő url-en érhető el a NAV Online számla teszt felülete: https://onlineszamla-test.nav.gov.hu/home

Kattintsunk a Regisztráció hivatkozásra.

Az első oldalon az Adatkezelési tájékoztató jelölőnégyzetet ki kell pipálni, majd a két gomb közül a megfelelőt kell kiválasztani.
A továbbiakban az Adatszolgáltatásra kötelezett adózói regisztráció gombbal haladunk.

A következő lépés az Ügyfélkapus bejelentkezés.

Sikeres bejelentkezést követően a regisztrálni kívánt cég adószámát adjuk meg, majd az Ellenőrzés gombbal tudjuk ellenőriztetni, hogy helyesen adtuk-e meg, illetve hogy NAV rendszerében is szerepel-e az adószám.

Ha sikeres volt az ellenőrzés, az oldal folytatásaként megjelenik a céghez kötött személy neve (Üdvözöljük szöveg mellett), majd a felhasználói nevet kell megadnunk a továbblépéshez.
Ha már NAV rendszerben regisztrált felhasználóval folytatjuk a folyamatot, akkor annak felhasználói nevét kell megadni.

Utolsó lépésben a későbbi belépéshez szükséges jelszót és a többi cégadatot adatot kell megadnunk.
Végül a Regisztráció gombra kattintva befejezzük a folyamatot.
Hogyan tudom feltölteni az ACTUAL-ban hibásnak jelzett számlámat NAV oldalán?
Ha a számla felküldés sikertelen volt, akkor az ügyviteli rendszerből már nem lehet újra feladni NAV szerverére.
Ebben az esetben a teendő az alábbi:
- NAV oldalán kézzel kell felvinni a számla adatait: https://onlineszamla.nav.gov.hu/szamla/tipus_valasztas
- Az ACTUAL Ügyviteli rendszerben át kell állítani a számla státuszát 'Kézzel feltöltve' értékre a NAV gomb melletti menüpontban.
Hol és hogyan tudok regisztrálni NAV felületen?
A NAV honlapján: https://onlineszamla.nav.gov.hu/
A regisztrációs folyamathoz segítséget szintén a NAV honlapján talál: https://onlineszamla.nav.gov.hu/tajekoztatas_a_regisztraciorol
1. Az elsődleges felhasználó regisztrációja - "ADATSZOLGÁLTATÁSRA KÖTELEZETT ADÓZÓI REGISZTRÁCIÓ"
2. "Technikai felhasználó" szakaszokban leírtak
Hol kell megadnom a NAV kapcsolódási adatokat?
Az online számla adatszolgáltatáshoz szükséges technikai felhaszhasználói adatokat az általános beállításokban kell megadni.

A beállítás elvégzését követően javasolt ellenőrizni a működést, melyre a főablak [NAV] menüpontjában biztosítunk lehetőséget.
Hol látom, hogy egy számla felküldésre került, illetve milyen állapotban van?
A Vevő számla keresőben
Itt három új oszlop jeleníthető meg:
- NAV Online Számla státusz
- NAV Online Számla státusznév
- NAV Online Számla TransactionID
A főablak felső ikonsorán
A NAV gomb funkciói között, az alábbi menüpontban: NAV Online Számla – hibás, nem feltöltött számlák

Vevői számla kereső alsó ikonsorán
Az Üzenet gombra kattintva.

NAV Online webfelületen
Az információk bejelentkezés után érhetők el.
Melyik ACTUAL verziótól lehet használni a felküldési funkciót?
v2.1.65 - megjelent 2018. június 13.
Mennyi idő áll rendelkezésre a számla feltöltésre?
Alapvetően 24 óra.
A NAV saját oldalán ezzel kapcsolatban az alábbi információk jelentek meg:
Mi történik akkor, ha számlázó programmal a számla kiállítás megtörtént, de az valamiért nem tudja elküldeni az adatokat (pl. éppen áramszünet lesz és tönkremegy a gép vagy egész egyszerűen napokig szünetel az internet szolgáltatás)?
A vonatkozó NGM rendelet tervezete megtalálható a https://onlineszamla-test.nav.gov.hu/jogszabalyok oldalon.
A NAV technikai kérdések-válaszok között pedig az alábbiak olvashatók:
https://onlineszamla-test.nav.gov.hu/technikai_kerdesek_valaszok - III.11. pont
Rendszerünkben a számlák akkor zárulnak le, amikor azokat a központi vevői analitikamodulba elküldjük. Ugyanakkor technikai okok miatt előfordulhat, hogy a számla éjszaka elakad, s a hiba csak a következő munkanapon hárul el. Így technikai hiba esetén a számla kiállítási dátuma és a NAV rendszerébe való beküldés tényleges dátuma között több nap eltérés is lehet. Elfogadható-e, ha egy-egy számla technikai okok miatt nem azonnal, hanem később, a technikai hiba elhárítása után érkezik be? Fel kell-e bármilyen módon tüntetni ezt a tényt az XML fájlban és ha igen, hol? Például az "additional invoice data" mezőbe beírható-e a számla vevői analitikamodulba küldésének dátuma, amely az ügyviteli rendszerének sajátosságából adódóan a számla valódi lezárását illetve véglegesítését jelenti?
A Tervezettel módosuló Rendelet 13/A. § (1) bekezdése alapján a kiállított számlák adatait kell automatikusan gép-gép interfészen keresztül továbbítani. A számla, számlával egy tekintet alá eső okirat a rendelettervezet alapján akkor tekinthetőek kiállítottnak, amely időponttal a számlázó program az előállított számla, számlával egy tekintet alá eső okirat adatait lezárja.
A kérdésben leírt esetben – a Tervezettel módosuló Rendelet 8. §-ának (6) bekezdése alapján – a számlák akkor kerülnek ténylegesen lezárásra, ill. véglegesítésre, amikor azok a központi vevői analitikamodulba kerülnek. Ebből következően az adatküldésnek is csak a központi modulba való bekerülés után kell (automatikusan) megtörténnie.
Mindettől függetlenül a Tervezettel módosuló Rendelet 13/A. § (4) és (5) bekezdései alapján kliensoldali technikai hiba esetén a következő eljárás alkalmazandó:
"(4) Ha a számlázó program a számla, számlával egy tekintet alá eső okirat kiállításának időpontjában a számla, számlával egy tekintet alá eső okirat adatainak szolgáltatására kötelezett adóalany rendszerének üzemzavara vagy az internet szolgáltatás elégtelensége miatt nem továbbítja az állami adó- és vámhatóság részére, a számlázó programnak az előállított számla, számlával egy tekintet alá eső okirat legalább Áfa tv. szerinti kötelező adattartalmát az üzemzavar elhárulását követő 24 órán belül kell az állami adó- és vámhatóság részére elektronikus úton továbbítania.
(5) A (4) bekezdéstől eltérően az adatszolgáltatásra kötelezett adóalany rendszerének 48 órát meghaladó üzemzavara vagy az internet szolgáltatás elégtelensége esetén ezt a tényt az adatszolgáltatásra kötelezett adóalanynak az állami adó- és vámhatóság rendszerében legkésőbb a 48 órás időtartam leteltekor jeleznie kell és az adatszolgáltatást ezen időtartam leteltétől számított 24 órán belül az állami adó- és vámhatóság rendszerében a kiállított számla, számlával egy tekintet alá eső okirat legalább Áfa tv. szerinti kötelező adattartalmának manuális rögzítésével köteles teljesíteni. Amennyiben ezen 24 órás időkeret alatt az üzemzavar vagy az internet szolgáltatás elégtelensége nem hárul el, az időkeret az állami adó- és vámhatóság rendszerében tett ismételt bejelentéssel újabb 24 órával meghosszabbítandó mindaddig míg az üzemzavar, internetszolgáltatás elégtelensége fennáll."
Hangsúlyozzuk ugyanakkor, hogy ez az eljárás csak a számlák lezárása után felmerült üzemzavar esetén alkalmazandó. A számlát leíró XML állományban nem kell feltüntetni azt a tényt, hogy a számlát a számlázó rendszer mikor zárta le. Ha a számlán szerepel a lezárás, azaz az analitikai modulba küldés dátuma, akkor az additionalInvoiceData elemben ez az adat elhelyezhető, egyébként nem.
Mi a teendő, ha a számla mentésekor NAV hibaüzenet jelenik meg?
A hibaüzenet jelzi a teendőt, azaz
- vagy javítjuk ilyenkor a jelzett hibákat és újra kiállítjuk a számlát,
- vagy mentjük, de kézzel kell feltölteni a számlát javított adatokkal a NAV online felületén.
Az alábbi példában a vevő Közösségi adószáma (communityVatNumber), illetve a számlában rögzített cikk Jegyzékszámának formátuma helytelen.
A leggyakoribb okok a következők:
- BankAccountNumber = bankszámlaszám
- taxpayerId = adószám
- productCodeValue = Jegyzékszám (VTSZ/SZJ/KT/KN kódok)
Példa:
Mi a teendő, ha WARN jelzést kapunk egy számlához?
A jelzés utal a számlatartalom hiba jellegére (pl. cikkhez rögzített Jegyzékszám nem jó). Ezeket érdemes javítani a rendszerben, hogy a későbbiekben ne jelenjen meg figyelmeztetés, illetve nehogy a későbbiekben már hibának minősüljön NAV szempontjából!
Mi az az ELSŐDLEGES, MÁSODLAGOS, TECHNIKAI felhasználó?
- Elsődleges felhasználó
  - NAV online rendszerében végzett regisztráció során elsődleges felhasználó kerül létrehozásra, többnyire a cégvezető adataival.
  - NAV online felületre bejelentkezés esetén NAV Ügyfélkapus bejelentkezést is igényel.
  - Létrehozhat Másodlagos és Technikai felhasználót is.
- Másodlagos felhasználó
  - Elsődleges felhasználó tudja létrehozni a NAV online rendszerében.
  - Számla adatok ellenőrzésére (Számlák menü Adatszolgáltatások menüpont), NAV online szolgáltatások igénybevételére (pl. adószám ellenőrzés) használható.
  - Előnye: nem kér Ügyfélkapus bejelentkezést NAV Online webfelületre bejelentkezéskor, így nem kell kollégáknak egymás között kiadni az Ügyfélkapus információt!
- Technikai felhasználó
  - Csak számla felküldésére használható!
  - Elsődleges felhasználó tudja létrehozni.
  - A számlázó rendszerben kell beállítani az adatait: felhasználói név, jelszó, aláírókulcs, cserekulcs. Az ACTUALban a következő helyen érhető el: Ügyviteli rendszer » Általános beállítások » Feladás külső rendszerbe » NAV Online Számla.
Mind a Másodlagos, mind a Technikai felhasználó létrehozható az Elsődleges felhasználó NAV online bejelentkezése után a Felhasználók link » Új felhasználó gombbal.
Mikor küldi fel ACTUAL az elkészített számlákat?
2 perces időzítés fut a háttérben, azaz 2 percenként ellenőrzi a rendszer, hogy van-e feltöltendő számla.
Minden, 100 000 forint áfa tartalmú számla feltöltendő státuszba kerül mentés után, akármelyik funkcióval hoztuk létre (kézi rögzítés, tömeges számla készítés sablonból, webről/excelből/xml-ből importált).

Mikor kerül feltöltésre ÉLES nav rendszerbe a számla?
- 2018.07.01-től, ha
  - ha Általános beállításokban az éles NAV rendszerbe regisztráláskor kapott adatok be vannak állítva,
  - és éles cégbe vagyunk bejelentkezve az ACTUAL-ba.
Minden más esetben – azaz dátumtól függetlenül ha a demo ACTUAL-ba jelentkeztünk be, illetve 2018.07.01 előtt akár demo akár éles ACTUALba jelentkezünk be - a demo NAV rendszerbe kerül feltöltésre a számla!
Milyen állapotai (státuszai) lehetnek egy számlának?
Milyen előkészületek és beállítások szükségesek ACTUALban?
Törzsadatok ellenőrzése
Az elkészített vevői számlát NAV csak abban az esetben fogadja be, ha a számla adatai megfelelnek a szigorú, NAV által támasztott feltételeknek. Emiatt szükséges a meglévő adatok ellenőrzése és szükség esetén javítása.
A legfontosabb adatok:
- Rendszer -> Aktuális cég adatainak módosítása menüpontban:
  - az adózó adószáma (xxxxxxx-x-xx formátumban megadva, pont nem lehet a végén)
  - az adózó bankszámla száma (xxxxxxxx-xxxxxxxx vagy xxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxx formátumban)
  - az adózó egyéb feladásra kerülő adatai (pl. „alanyi áfa mentes” kapcsoló)
- Partner űrlapon:
  - a vevő adószáma (xxxxxxx-x-xx formátumban megadva, pont nem lehet a végén)
  - a vevő bankszámla száma, amennyiben meg van adva (xxxxxxxx-xxxxxxxx vagy xxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxx formátumban)
  - a vevőnél a "Belföldi adóalany" kapcsoló (Egyéb fülön) – ez határozza meg, hogy a vevőnek kiállított számla adatszolgáltatásra kötelezett-e
  - cím adatok (pl. irányítószám-helység, ország ISO kód)
- Cikk jegyzékszámai (VTSZ/SZJ/KN/KT számai) a Törzsadatok menüpontban
Változások a törzsadatokban:
- Jegyzékszám törzsben beállítandó a típus (VTSZ/SZJ) – a frissítést követően alapban minden jegyzékszám VTSZ típusú, így aki SZJ számokat is használ rendszerében, annak a típus jelölést mindenképpen módosítani kell. A jegyzékszám mező csak számokat tartalmazhat, betű/kötőjel/pont karakter a NAV által nem megengedett!
- A jegyzékszám használata a továbbiakban sem kötelező számlázáshoz, de amennyiben ön eddig megjelenítette a VTSZ számokat bizonylatain, feltétlenül szükséges azok fentiek szerinti módosítása.
- Ha nem szeretné használni, az alábbi beállítási helyen ki kell venni a jelölést, így a VTSZ számok nem fognak rögzülni a bizonylatban, és a NAV online számla feladást sem befolyásolják.
- Áfa törzsben a különbözeti áfa típus tovább bővült, aki különbözeti áfát is használ, szükség szerint módosítania kell az áfa típus adatokat:
  - típus 5 » "különbözet szerinti szabályozás - használt cikkek"-re változott (ez volt korábban a "különbözet szerinti szabályozás")
  - ÚJ típus – 11 » "különbözet szerinti szabályozás - utazási irodák"
  - ÚJ típus – 12 » "különbözet szerinti szabályozás - műalkotások"
  - ÚJ típus – 13 » "különbözet szerinti szabályozás - gyűjteménydarabok és régiségek"
- A cikk űrlapján beállítható, hogy közvetített szolgáltatást tartalmaz
- Bizonylat íráskor, a bizonylat sorában jelezni kell, hogy a cikk közvetített szolgáltatást tartalmaz (alapban a cikk űrlapon megadott értéket veszi át)
- Partner űrlapon új "Belföldi áfa adóalany" kapcsoló: ha ki van pipálva, akkor az adószám kitöltése kötelező. A program frissítéskor automatikusan beállítja az értéket "igen"-re abban az esetben, ha ki van töltve az adószám mező, vagy "Belföldi" származásúként van rögzítve és nincs bejelölve a "magánszemély" opció.
Milyen típusú számlák kerülnek feltöltésre NAV-nak?
Minden számlatípus, KIVÉVE: kézi számla és proforma számla.
Ezen kívül a módosító bizonylatok: sztornó, helyesbítő, módosító okirat szintén feladásra kerülnek.
A feltöltés csak akkor történik meg, ha ezek megfelelnek a felküldési, beállítási feltételeknek (lásd: Milyen előkészületek és beállítások szükségesek ACTUALban?)!
Mit tegyünk NAV Online számla feltöltési hiba esetén?
1. Ellenőrizzük, hogy a legújabb frissítés telepítve van-e a gép(ek)re. Ha nem, végezzük el a frissítést.
2. Feltöltési hibás számla esetén a Számla keresőben, az Üzenet gombra kattintva nézzük meg a részletes (teljes) hiba üzenetet.

3. Ellenőrizzük a kapcsolódó naplófájlt, melyet a C:\ProgramData\Actual Ügyvitel\[cég adószáma]\ mappában, ActualNAV.log néven találunk.

4. A Beállításszerkesztőben (Registry Editor) ellenőrizzük, hogy telepítve van-e a számítógépre a .NET keretrendszer 4.5 vagy újabb, teljes (full) verziója. A Beállításszerkesztőt legegyszerűbben úgy indíthatjuk el, ha a Futtatás (Windows 8-tól Keresés) mezőbe beírjuk a következőt: regedit, majd futtatjuk azt. Ha a .NET szükséges verziója nincs telepítve, töltsük le és telepítsük.

5. Ellenőrizzük az internetkapcsolat TLS (Transport Layer Security) beállítását. Ehhez írjuk be a Futtatás (Windows 8-tól Keresés) mezőbe a következőt: inetcpl.cpl, majd futtassuk azt. A megjelenő ablakban válasszuk a Speciális fület, ezen lejjebb görgetve találhatóak a TLS beállítások. Az alábbi képen láthatóak a helyes beállítások:

6. Ellenőrizzük, hogy a Windows felhasználónak van-e jogosultsága ahhoz a mappához, ahová az ACTUAL-t telepítettük.
7. Írjuk be a Futtatás (Windows 8-tól Keresés) mezőbe a következőt: secpol.msc, majd futtassuk azt. A megjelenő ablakban ellenőrizzük az alábbi beállítást: Helyi biztonsági házirend » Helyi házirend » Biztonsági beállítások (angol Windows esetén Local Group Policy Editor » Local policies » Security Options). Ha engedélyezve van, tiltsuk le a Rendszerkriptográfia: FIPS szabványnak megfelelő algoritmus használata titkosításhoz, kivonatoláshoz és aláíráshoz (angolul System cryptography: Use FIPS compliant algorithms for encryption, hashing, and signing) beállítást.

Amennyiben a fentiek segítségével sem sikerül orvosolni a problémát, küldje el a 3. pontban említett naplófájlt egy rövid kísérőlevéllel (milyen hibaüzenet jelentkezett) kollégáinknak az info__kukac__actualugyvitel__pont__hu e-mail címre, NAV kapcsolati probléma tárggyal.
NAV Online webes bejelentkezés
Teszt rendszerbe bejelentkezés helye: https://onlineszamla-test.nav.gov.hu/home
Éles rendszerbe bejelentkezés helye: https://onlineszamla.nav.gov.hu/home

A megjelenő honlap jobb felső sarkánál Bejelentkezés gombra kattintva meg kell adni a NAV online oldalra regisztrációkor megadott felhasználói nevet és jelszót.
Elsődleges és Másodlagos felhasználó is itt jelentkezhet be!
FONTOS! A felhasználói név és jelszó nem keverendő a Technikai felhasználó adataival, illetve a Ügyfélkapus bejelentkezés adataival!

Sikeres bejelentkezés után a bejelentkezett felhasználó által kezelhető cégek jelennek meg az oldalon.
FONTOS! Az alábbi képen bekeretezett gombra, gombok valamelyikére kattintva tudunk továbblépni.

Elsődleges felhasználóval bejelentkezés esetén, a következő lépés az Ügyfélkapus bejelentkezés, majd utána tudjuk használni a NAV Online rendszert.
Másodlagos felhasználóval rögtön bejelentkezett állapotba kerülünk.
Belépés után megváltozik a NAV oldal menürendszere is.