Az ACTUAL a készletek változásait folyamatosan követi, ennek köszönhetően a pillanatnyi készletállapot (készletek mennyisége és értéke) bármikor azonnal lekérdezhető.

Előfordul azonban, hogy szükség van egy korábbi nap készletadataira — tipikusan a könyvelés igényelheti a hó végi készletértékeket, illetve a havi eredmény kimutatások összeállításához is szükség lehet ilyen adatokra.

Mivel hatalmas adatbázis méretet, emiatt pedig igen lassú működést okozhat, ezért az ACTUAL-ban nem mentődnek a háttérben a pillanatnyi adatok minden változás után. Így meghatározott időközönként (pl. a hó végén) szükséges a készletállapot elmentése, hogy ezeket az információkat a későbbiekben bármikor ki tudjuk listázni.

A manuálisan vagy automatikusan létrehozott készletállapot mentések a Kimutatások » C. Mennyiségi raktárkészletek » Raktárak elmentett mennyiségi készletei értékkel nevű listázási funkcióban tekinthetők meg.