Az E-számla elektronikus formátumban készített számla, amely elektronikus úton, PDF formátumban kerül elküldésre ügyfeleinknek és egy e-számla hitelesítő szolgáltató kezeli, tárolja a rögzített e-számlákat. Használatával pénzt és időt takaríthat meg, miközben a környezetvédelemhez is hozzájárul. Az E-számla minden tekintetben megfelel a Nemzeti Adóhivatal előírásainak és a hatályos jogszabályi követelményeknek.

Az E-számla használatához rendelkeznünk kell E-számla modul licensszel. Az E-számla kinyomtatva adóigazgatási elszámolásra nem alkalmas.                        

Az ACTUAL Ügyviteli Rendszer az alábbi E-számla Hitelesítő Szolgáltatóval van jelenleg kapcsolatban:

• Számlaközpont ZRt. (http://www.szamlakozpont.hu/)

Az e-számla modul használatának megkezdése előtt szerződést kell kötnünk az E-számla Hitelesítő Szolgáltatóval, majd az általa megadott információkat beállítanunk az ACTUAL-ban.

A modul használatának megkezdéséhez először be kell állítanunk az E-számla alapadatait az alábbi helyen:

Beállítás » Események, bizonylatok beállításai » Számlák » E-számla

Az e-számla használatához az alábbi adatokat mindenképpen meg kell adnunk:

• Meg kell adnunk egy mappát, ahová a rendszer előállítja az xml fájlokat: [Beállítás] -> Események, bizonylatok beállításai -> Számlák -> E-számla -> Az e-számlák ebbe a mappába kerülnek. Ügyeljünk rá, hogy a mappa ne tartalmazzon ékezetes karaktereket, szóközöket illetve egyéb speciális karaktereket! Javasolt a mappa létrehozása a helyi merevlemezen (nem pedig központi tároló helyen – ebben az esetben ügyeljünk arra, hogy minden számítógépen azonos helyen hozzuk létre a beállított mappát). Adjunk megfelelő írási jogosultságot erre a mappára a windows felhasználónak!

• E-számla ellenőrző kód: az E-számla Hitelesítő Szolgáltatótól kapott ellenőrző kód
• Saját adószámunk: a fő képernyő felső menüjében a „Rendszer” -> „Aktuális cég adatainak módosítása” menüpontban ki kell töltenünk az adószám mezőt
• E-számla készítésekor a vevő adószámát, valamint e-mail címét is kötelező megadni, ennek hiányában az e-számla nem készíthető el. Magánszemélyek esetén a partner űrlapon a „Magánszemély” opciót kell kipipálni (ebben az esetben az adószám nem kerül kitöltésre).
• E-mail cím beállítása: [Beállítás] -> Események, bizonylatok beállításai -> Számlák -> E-számla -> E-számla xml-ben a vevő e-mail címe. Az elkészített e-számla xml fájlba a vevő itt megadott e-mail címe kerül (a számlában megadott kapcsolattartó e-mail címe / a pénzügyi kapcsolattartó e-mail címe / az alapértelmezett kapcsolattartó e-mail címe / a vevő központi e-mail címe)
• Számlakép csatolása: [Beállítás] -> Események, bizonylatok beállításai -> Számlák -> E-számla -> E-számla küldéskor a számlakép csatolása pdf-ben. Alapesetben az e-számla Szolgáltató a saját számlaképét küldi a vevőnek. Beállítható, hogy az alapértelmezett ACTUAL számlakép is csatolásra kerüljön, ebben az esetben ez a számlakép lesz elküldve a vevőnek. FIGYELEM! A beállítást a Számlaközpont rendszerében is el kell végezni, ezért ezt mindenképpen jelezze a Számlaközpont ügyfélszolgálatán!

Az e-számla használatához az alábbi segéd programokat is be kell másolnunk a korábban létrehozott e-számla mappába:

• xmlpost.exe
• chilcatdotnet2.dll

A chilcatdotnet2.dll programnak van 32 illetve 64 bites változata is, ezért ügyeljünk arra, hogy a kliens gépen lévő windows verziónak megfelelőt másoljuk be. Tapasztalataink szerint a 32 bites változat használata javasolt a 64 bites windows esetén is!

A segédprogramok legfrissebb verzióját letöltheti honlapunkról: https://actualugyvitel.hu/letoltes/egyeb_az_actual_mukodesehez_szukseges_segedprogramok/az_actual_e_szamla_hasznalatahoz_szukseges_fajlok

Arra ügyeljünk, hogy a windows felhasználó teljes hozzáférési jogosultsággal rendelkezzen!

Ha nem sikerül Számlaközpontnak feltölteni az e-számlát, az alábbiakat is érdemes ellenőrizni:

• vírusirtó, tűzfal ideiglenes kikapcsolása
• C:\Program Files(x86)\Actual Ügyvitel mappa jogosultsági beállítása: a mappa tulajdonságai között Teljes hozzáférési jog megadása Felhasználói (esetleg Mindenki) csoportoknak.
• Az Actual bejelentkezési program (krlogin.exe) és ügyviteli program (krkereskedelem.exe) tulajdonságai között, a „Program futtatása rendszergazdaként” jelölőnégyzet pipálása
• A keletkezett hiba napló fájlban keressenek rá az "Error=True" sorokra, az ott lévő hibaüzenet jelzi, mi lehet a probléma.

Számlaközpont által visszaadott hibaüzenetek:

• Nem határozható meg a feladó címe: ebben az esetben a Számlaközpontban kell elvégezni a feladó adatainak beállításait
• A számlaszám már létezik: ebben az esetben az adott számla már korábban felküldésre került a Számlaközpont rendszerébe.