2020-11-11
ACTUAL csemegék 1 - az adatbázis mentésről
Az ACTUAL csemegék hírlevél sorozat regisztrált felhasználóink részére nyújt hasznos információkat. Olyan funkciókra hívjuk fel a figyelmet, amelyek a hétköznapok során esetleg eddig elkerülték figyelmét, de a hatékony és biztonságos munkavégzéshez hasznosak lehetnek.
Mit jelent az adatbázis mentés? Miért fontos?
A programban rögzített információk — partner- és cikk adatok, készletek, vevők részére készített és beszállítóink által kibocsátott számlák és szállítólevelek — a háttérben egy adatbázisban tárolódnak a használat során, az azt futtató gépen (hálózatos használat esetén a szervernek jelölt gépen). Az eszköz meghibásodása, vagy egy esetleges számítógépes vírusfertőzés esetén az adatbázis megsérülhet vagy megsemmisülhet, így már rögzített, értékes adataink elveszhetnek, melyek újbóli összegyűjtése, pótlása rengeteg időt vesz igénybe, és nem is maradéktalanul teljesíthető (hiszen sok év számláit szinte lehetetlen manuálisan újra rögzíteni, hogy megfelelő forgalmi kimutatásokhoz juthassunk).
Ennek megelőzése érdekében javasolt — a cég működési ritmusának megfelelő rendszerességgel — adatbázis mentés készítése (lehetőség szerint egy külső eszközre), mely a fenti problémák esetén megoldást nyújt, hiszen egy új telepítésű ACTUAL programba egyszerűen visszatölthető, így a mentés pillanatáig berögzített adataink, bizonylataink nem vesznek el, és a munkánkat ott folytathatjuk, ahol a mentéskor tartottunk.
Hogyan állíthatom be, hogy meghatározott időközönként, automatikusan megtörténjen?
Az adatokat tároló gépen (szerveren) a Windows feladat ütemezője segítségével automatikusan elkészülhet az adatbázis mentés, így a beállítást követően különösebb teendőnk nem lesz.
A beállítást egyszer kell elvégezni, melyhez honlapunk tudásbázisában lévő bejegyzés nyújt részletes, gyakorlati segítséget.
Az időzítést — azaz, hogy milyen gyakorisággal készüljön el a mentés — a felhasználó működési ritmusa határozza meg. Ha valaki havonta csak néhány számlát állít ki, akár havi egyszeri mentés is elegendő lehet (pl. minden hónap 1. napján reggel), de ha valaki napi több számlával dolgozik, akkor a heti (pl. minden hétfő), vagy napi (minden éjszaka/hajnalban) adatbázis mentésnek van létjogosultsága.
A mentéskor elkészült fájlokat javasolt egy független eszközön tárolni (pl. a hálózatba kötött, független adattároló (NAS), másik fizikai merevlemez, vagy akár egy pendrive), hogy a működő rendszertől függetlenül is rendelkezésre álljon a fentebb említett sérülés, vírus probléma esetén.