Az ACTUAL Leltár funkciójának elindítása előtt az alábbiak elvégzését javasoljuk:

• adatbázis mentés készítése
• készlet állapot mentés készítése 

A leltárt akkor indítsuk el, amikor a szükséges készletmozgásokat (szállítólevelek, raktárközi mozgások, kiadás gyártásra, gyártott termékek készre jelentése, stb.) már elvégeztük.

Megfelelő beállítás esetén a leltározás ideje alatt is készíthetünk készletmozgással járó bizonylatokat, de ilyenkor ügyeljünk arra, hogy a már rögzített fellelt mennyiségeket is ellenőrizzük újra. 

A leltár funkcióban a leltári jegyzőkönyv mind a saját, mind a bizományba kapott készleteket figyelembe veszi, azaz mindent, ami a mi raktárunkban fellelhető. Emiatt fontos, hogy leltározáskor minden raktáron lévő terméket ellenőrizzünk - azaz azt is írjuk fel a fellelt mennyiségbe, ami nem saját tulajdonunk, hanem bizományostól vételeztük be a készletre.

Emellett szerviz modul használata esetén a munkalapra kiadott, de az ügyfél felé kiszállítási bizonylatra még nem kihelyezett mennyiségekkel is számolnunk kell.

A fellelt mennyiségeket többféle módon is rögzíthetjük a leltári jegyzőkönyvben:

1. CsipoGO-val: a leggyorsabb és legegyszerűbb módszer, ha a CsipoGO! mobil applikáció segítésével számoljuk össze a leltározandó tételeket, majd a [CsipoGO] gombra kattintva betöltjük a beolvasott mennyiségeket. Ennek feltétele, hogy a termékek vonalkóddal rendelkezzenek, és azok rögzítésre kerüljenek a cikk űrlapon.
2. Vonalkód olvasóval: az előzőhöz hasonlóan itt is a termékek vonalkódjait olvassuk be, csak nem egy mobil applikációban, hanem a számítógéphez kapcsolt vonalkód olvasó eszközzel. Ehhez a [Vonalkód] gombra kell kattintanunk, majd a megjelenő Gyors felvitel ablakban olvashatjuk be a cikkek vonalkódjait, mentés után automatikusan rögzülnek a mennyiségek a leltári jegyzőkönyvben. Ennek a módszernek az előnye, hogy a Gyors felvitel ablakban nem csak vonalkód, hanem cikkszám alapján is lehet rögzíteni a tételeket.
3. Excel importtal: a leltári jegyzőkönyv tartalmát Excel-be exportálhatjuk az [Excel] gomb melletti menüben lévő „Teljes leltári jegyzőkönyv Excel-be exportálása” menüvel. Az excel-ben kitölthetük a Fellelt mennyiség cella tartalmát a tényleges mennyiségekkel. Az Excel táblát alakítsuk át olyan módon, hogy csak az alábbi mezők legyenek benne az alábbi sorrendben: cikkszám, mennyiség (esetleg az Egységár, ha szükség van rá). Ezután nyomjuk meg a [Vonalkód] gombot, majd a megjelenő Gyors felvitel ablakban válasszuk az [Excel] gomb melletti menüben lévő „Sorok felvitele MS Excel fájlból” menüpontot. Keressük meg az excel fájlt és töltsük be annak tartalmát. Ellenőrzés után nyomjuk meg a [Mentés] gombot, ezzel a fellelt mennyiségek bekerülnek a leltári jegyzőkönyvbe
4. Kézzel: a Kimutatások menüben a leltári jegyzőkönyvet kinyomtathatjuk, majd kézzel beírhatjuk a fellelt mennyiségeket. Ezután a leltári jegyzőkönyvbe kézzel is beírhatjuk a fellelt mennyiségeket. Ez a módszer a leglassabb és a legtöbb hibázást eredményezheti

A "leltár zárása bizonylatokkal" funkció futtatásakor a rendszer automatikusan készít egy készlet állapot mentést, így a leltár zárásakori állapot a Kimutatások >> Mennyiségi raktárkészletek >> Raktárak elmentett mennyiségi készletei listában bármikor újra megtekinthető.

További, részletes leírás és segítség a leltározás folyamatához a Felhasználói kézikönyv Leltár fejezetében található. A kézikönyv megnyitható az ügyviteli rendszer Információk menüpontjából, vagy elérhető honlapunkon is.
Érdemes a "leltár nyitása" kifejezésre rákeresni a pdf olvasóban, így azonnal a megfelelő fejezethez juthatunk.