2017-11-07

Sokszor gondolkodott már, hogyan lehetne megkönnyíteni, vagy lefedni bizonyos folyamatokat a szoftverben? Nem találja a megoldást? Ebben segíthet önnek is ACTUAL Modulhíradó sorozatunk, mely egyes megjelenéseivel a program széles körben hasznos, talán kevésbé ismert funkcióira, azok használati területére hívja fel a figyelmet. Reméljük, ön is hasznosnak találja majd.

A CRM (Customer Relationship Management) biztosítja az ügyfelekkel összefüggő összes munkafolyamat központi nyilvántartását, amely az ügyféllel való első kapcsolatfelvétellel kezdődik, és egészen addig tarthat, amíg az ügyfél az ügyfelünk marad.

Miért jó ez nekünk, mint cégnek?

• Nem marad el válasz- vagy ajánlat adás, hiszen a rendszer figyelmeztet, hogy ez még hátra van.
• Ha a felelős időközben szabadságra megy vagy lebetegszik, netán kilép a cégtől (mert ilyen is előfordul), nem kell az e-mail fiókjából hosszas időtöltéssel kikeresgetni a kapcsolódó információkat, hiszen mindent egy helyen látunk.
• Az Iktatás funkcióban, amennyiben a program pénzügyi részét is használjuk, ellenőrizhető, kinek küldtünk ki és milyen típusú fizetési felszólítást vagy egyenlegközlőt, ki az, aki reagált rá és mit.

Összefoglalva: nem veszítünk el ügyfelet vagy üzletet csak azért, mert valaki elfelejtett megosztani velünk valamilyen információt, vagy elszalasztott egy határidőt.

Hogy mit is jelent mindez a gyakorlatban?

Amikor egy ügyfél megkeres minket, mert árajánlatot kér egy termékünkkel, szolgáltatásunkkal kapcsolatban, már meg is történik a kapcsolat felvétel.

Ennél a mozzanatnál nyithatunk egy új CRM lapot, hiszen a továbbiakban dolgunk lesz ezzel a megkereséssel – akár már létező partnerről van szó, akár teljesen új érdeklődőről.

Mivel a CRM esemény típusait és másodlagos folyamati státuszait mi határozzuk meg, saját ügymenetünk szerint hozhatjuk létre az egyes megkeresések besorolását.

Esemény, azaz a keresőablakban is megjelenő űrlap besorolás esetén lehet ez pl. hideghívás, beérkező ajánlat kérés, általános megkeresés, reklamáció, stb. – azon ügytípusok, melyek cégünknél előfordulnak.

Beállíthatunk felelőst és úgynevezett címzetteket kollégáink közül, akiket érint vagy érinthet a megkeresés, illetve akár riasztást, azaz felugró ablakos figyelmeztetést is adhatunk meg. Ezáltal a program a megadott határidőhöz képest a beállított perccel/órával/nappal előbb figyelmeztet minket a teendőinkre, akár az űrlapon megadott rendszerességgel ismételve a figyelmeztetést egészen addig, míg tovább nem lépünk (azaz új tevékenységet nem rögzítünk a lapon). Ez a felugró ablak mind a felelős, mind a címzettek programjában megjelenik.

Ezt követően az összes, ezzel az üggyel összefüggő tevékenységet berögzíthetjük ebbe a CRM lapba soronként (a kapcsolódó levelezéstől, telefonos egyeztetések tartalmától kezdve a kiadott árajánlatig, befutó megrendelésig, elkészülő számláig), az összes információt egy helyen összefogva. Az egyes bejegyzett sorok már a keresőben is jól látszanak, de megnyitva a teljes tartalmuk visszamenőleg is elolvasható, igény esetén a teljes űrlap ki is nyomtatható.

A fenti lehetőségeket kihasználva, a felelős esetleges szabadsága, betegsége idején sem jelent gondot felvenni a fonalat a partnerrel, minden információ azonnal rendelkezésünkre áll, így sokkal hatékonyabban, egymás munkáját segítve tudunk egy leendő új üzletet bonyolítani.

A már folyamatban lévő ügyeknél ráadásul akár másodlagos folyamati státuszt is adhatunk meg: ez azt jelenti, hogy ha az űrlap státusza "folyamatban", azon belül is megadhatjuk, milyen fázisok jellemzőek cégünknél (pl. telefonos egyeztetés megtörtént, további információra várunk, ajánlat kiküldve, szóbeli rendelés megtörtént, írásos rendelés megtörtént, stb.), így minden ACTUAL-t használó cég a saját ügymenete szerint testre szabhatja ennek működését.

Sőt, a szűrhető keresőben akár statisztika grafikont húzhatunk le a különböző típusú vagy státuszú bejegyzéseinkről, így például láthatjuk, melyik típusú esemény milyen arányban fordul elő egy adott időszakban, vagy akár a teljes használati idő alatt.

Az Iktatás funkció emellett klasszikus iktatási lehetőséget biztosít: a partnerünkkel kapcsolatos tetszőleges, kereskedelmi ügymenethez nem kapcsolódó eseményeket – pl. levélküldés, találkozó, megbeszélés – rögzíthetünk, valamint a Pénzügy modul használata esetén akár automatikusan iktatott egyenlegközlőket, fizetési felszólításokat is kiküldhetünk.

Ha felkeltettük érdeklődését, és még nem rendelkezik a CRM, Iktatás modullal, igényeljen két hetes ingyenes próba kulcsot, így meglévő programjában, "éles" környezetben is tesztelheti vásárlás előtt a szolgáltatást, és megbizonyosodhat arról, hogy valóban segíteni tudja munkájukat ez a modul.

Kérje akciós árajánlatunkat kollégáinktól alábbi elérhetőségeinken. Ha a modul elnyeri tetszését, év végi akciónk keretében 30%-os kedvezménnyel rendelheti meg a modulbővítést!